¿Está buscando una manera fácil pero sencilla de colaborar y compartir tareas con su equipo? La aplicación Microsoft Planner te ayuda a hacer exactamente eso y más.

Desde su introducción, la aplicación Microsoft Planner ha ayudado a varios equipos en todo el mundo al ayudarlos a crear nuevos planes, organizar y asignar diferentes tareas, compartir documentos, discutir por chat en qué está trabajando actualmente cada persona y obtener actualizaciones de progreso en cada tarea.

En pocas palabras, la aplicación proporciona una forma visual de organizar el trabajo en equipo y mantenerse actualizado sobre el progreso de varias tareas.

La aplicación está diseñada para Office 365, pero solo está disponible para usuarios con planes de suscripción de Office 365 Enterprise (E1-E5), Business Essentials, Business Premium y Education.

Esto significa que no está disponible para suscripción gubernamental o uso personal.

Algunas de las tareas que puede cumplir con la aplicación Microsoft Planner incluyen:

• Colaborando con tu equipo
• Adjunte archivos, fotos, documentos o enlaces
• Agregar listas de verificación a las tareas
• Agregar comentarios a las tareas
• Marcar tareas con etiquetas
• Establecer y actualizar el progreso de las tareas.
• Establecer o agregar una imagen de vista previa para tareas
• Ver el progreso de tus planes
• Ver todas las tareas y planes
• Reciba correos electrónicos sobre tareas y planes
• Eliminar tareas o planes
• Seguimiento del progreso desde cualquier lugar, en cualquier dispositivo

Cómo crear un plan en la aplicación Microsoft Planner

Microsoft Planner le permite crear un plan, organizar y construir su equipo, asignar tareas y obtener actualizaciones de progreso.

Los usuarios que son nuevos en Microsoft Planner pueden comenzar visitando task.office.com, crear planes en la aplicación web y luego ver y actualizar sus planes en dispositivos móviles. Los usuarios existentes pueden obtener Planner a través de la web o plataformas móviles.

Para comenzar, siga estos simples pasos a continuación:

1. Registrarse
2. Crear un plan
3. Agregar una tarea
4. Establece una fecha para tu tarea
5. Clasifica tus tareas
6. Agrega personas de tu equipo
7. Asignar tareas a diferentes miembros del equipo.
8. Realizar un seguimiento del progreso

Paso 1: iniciar sesión

Como se mencionó anteriormente, Microsoft Planner solo está disponible para suscripciones laborales o escolares, por lo que para iniciar sesión, necesita sus credenciales de inicio de sesión de la cuenta profesional o educativa.

Es importante tener en cuenta que no necesita ninguna instalación de software en su PC u otro dispositivo para usar la aplicación. Simplemente conéctese a él a través de su navegador web.

Una vez que inicie sesión, podrá hacer lo siguiente:

• Acceda a su sitio de trabajo o planificador escolar
• Ver, editar y crear planes.
• Ver, editar y crear tareas
• Chatea con los miembros del equipo
• Lleve un registro del progreso de los planes y tareas.

Aquí le mostramos cómo iniciar sesión en Microsoft Planner:

1. Abrir navegador web
2. En la barra de direcciones, escriba http://office.com/signin o
3. Presione el botón Enter en su teclado
4. Elija la cuenta con la que desea iniciar sesión
5. Ingrese su dirección de correo electrónico y contraseña para la cuenta que ha elegido
6. Registrarse

Nota: si ya inició sesión o tiene el entorno de Office 365 para su lugar de trabajo, puede conectarse directamente a Microsoft Planner a través del iniciador de aplicaciones.

Siga estos pasos para ejecutar esto:

1. Seleccione el iniciador de aplicaciones en la ventana de su navegador
2. Elija el mosaico Planificador en la página de inicio o en el panel de la aplicación
3. Conéctese al planificador

Crear una cuenta con Microsoft Planner

Para iniciar sesión, su institución laboral o escolar debe haberse inscrito en un plan elegible de Office 365, luego su administrador le da una cuenta.

Si no puede iniciar sesión a pesar de esto, consulte con la mesa de ayuda de su trabajo o escuela.

Paso 2: crea un plan

Una vez que haya iniciado sesión en Microsoft Planner, puede acceder al sitio y así poder ver los planes disponibles para cada uno de sus grupos de Office 365.

Hay dos tipos diferentes de planes: públicos y privados.

Los planes públicos son visibles para todos en su organización laboral o escolar, lo que significa que surgen cada vez que alguien en la organización busca un plan, mientras que los planes privados son visibles para personas específicas agregadas al plan.

Nota: Si hace que su plan sea público o privado, su Grupo de Office 365 también se hace público o privado.

Para crear un plan, siga estos pasos:

1. Elija un plan yendo a Planes favoritos o Todos los planes (también puede comenzar un nuevo plan seleccionando Nuevo plan
2. Si selecciona Nuevo plan, asigne un nombre a su plan

   

3. Elige quién puede ver tu plan
4. Seleccione Opciones para:

• Agregar una descripción
• Decida si desea suscribir automáticamente nuevos miembros a la notificación

1. Crear un plan

Nota: la creación de un nuevo plan también crea un nuevo grupo de Office 365. Esto facilita la colaboración tanto en Microsoft Planner como en otras aplicaciones como Outlook y OneDrive, entre otras.

Una vez que cree un plan, el siguiente paso es agregar tareas.

Paso 3: Agregue tareas, establezca fechas y categorice

Así que ha iniciado sesión con éxito, ha creado un plan y ahora desea agregar tareas a su plan.

Agregar tareas es simplemente desglosar lo que hay que hacer y quién lo debe hacer.

Aquí le mostramos cómo agregar tareas a su plan:

1. Debajo del cuadro Para hacer, ingrese un nombre de tarea
2. Seleccione Agregar tarea (puede agregar varias tareas escribiendo el nombre de una tarea, luego presione Intro y siga escribiendo para agregar más. Si no puede ver el cuadro Para hacer, haga clic en el signo más + para mostrar el cuadro, luego agregue una tarea

Puede agregar más detalles a sus tareas y determinar la apariencia en el tablero.

Microsoft Planner le permite hacer lo siguiente con las tareas que cree:

• Establezca una imagen de vista previa para cada tarea. Para hacer esto, adjunte un archivo, foto o enlace a la tarea, o agregue una lista de verificación.

La primera foto, archivo o enlace que adjunte se convierte en la vista previa. Si desea utilizar un archivo adjunto diferente como vista previa, o utilizar una descripción en su lugar, seleccione la tarea, luego seleccione Mostrar en la tarjeta. Para eliminar la vista previa, desmarca la casilla Mostrar en tarjeta.

• Agregar inicio de tarea y fecha de vencimiento. Para hacer esto, seleccione una tarea, luego agregue una fecha de inicio y una fecha de vencimiento.

Las fechas también se pueden agregar siempre que cree una nueva tarea seleccionando Establecer fecha de vencimiento.

Si encuentra que una fecha es roja, significa que la tarea está atrasada incluso si aún está en progreso.

• Marcar tareas con etiquetas. Las etiquetas lo ayudan a detectar rápidamente los rasgos compartidos por diferentes tareas, como la ubicación, el tiempo y los requisitos de la tarea.

Para agregar etiquetas a sus tareas, vaya al tablero, seleccione una tarea, elija los cuadros de colores a la derecha, luego elija la bandera que usará y asígnele un nombre.

Paso 4: agrega personas a tu equipo

Para agregar personas a su equipo, siga estos pasos:

• Ir al planificador
• Seleccionar miembros
• Ingrese el nombre del miembro que desea agregar

Nota: actualmente solo puede agregar personas dentro de su organización. Sin embargo, hay un plan en desarrollo para permitir a los usuarios agregar personas fuera de sus organizaciones. Puede ver más funciones actualmente en desarrollo en la Hoja de ruta de Office 365.

Una vez que agrega personas, puede asignarles tareas.

Si necesita eliminar a alguien de la lista, o ya no necesita a alguien en su plan, siga estos pasos:

1. Seleccione la flecha al lado de los miembros del plan
2. Señale a la persona que desea eliminar
3. Selecciona los tres puntos
4. Elija Eliminar

Paso 5: realiza un seguimiento del progreso

• Establecer y actualizar el progreso de la tarea. La aplicación Microsoft Planner clasifica las tareas en no iniciadas, en progreso y completadas.

Puede actualizar el progreso eligiendo la tarea, luego use el menú desplegable Progreso. Puede usar una lista de verificación para realizar un seguimiento del progreso de las tareas. Sin embargo, si está buscando un plan más amplio o para ver el progreso general de las tareas, la vista de Gráficos lo proporcionará. Una vez que haya terminado con una tarea, márquela como completada señalándola y seleccionando la marca de verificación.

Nota: puede ver las tareas completadas desplazándose hacia abajo en la lista de tareas y elegir Mostrar completadas.

Una vez que haya configurado sus tareas, puede organizarlas en cubos y agregar aquellas con las que colaborará mientras trabaja.

Cómo recibir notificaciones por correo electrónico sobre tareas

A veces, desea realizar un seguimiento de sus tareas sobre la marcha, y esto es posible a través de las notificaciones por correo electrónico en la aplicación Microsoft Planner.

Las notificaciones por correo electrónico se activan una vez que crea un plan, cuando lo agregan como miembro de un plan existente, si otro miembro comenta una tarea que usted comentó, si el propietario del plan activa las notificaciones de actividad de la tarea, o si está suscrito a un plan.

Los propietarios del plan también pueden enviar notificaciones a través de la aplicación, al feed del plan cada vez que se asigna una tarea o se marca como completada.

Las notificaciones generalmente están desactivadas de forma predeterminada, por lo que para recibirlas debe activarlas.

Para recibir notificaciones por correo electrónico, esto es lo que debe hacer:

• Seleccione los tres puntos a la derecha de su plan
• Elija Editar plan

  

• Seleccione Enviar notificaciones sobre asignación de tareas y finalización de tareas a la fuente de conversación del plan
• Marque la casilla para activar las notificaciones (para desactivar las notificaciones, desactive la misma casilla).

Para suscribirse a un plan, seleccione los tres puntos a la derecha del plan, luego elija Seguir plan en la bandeja de entrada. Haga lo mismo para cancelar la suscripción, pero elija Dejar de seguir el plan en la bandeja de entrada.

Pros y contras de la aplicación Microsoft Planner

Pros

• Organice el trabajo en equipo y haga más cosas
• Fácil de usar, ya que puede iniciarlo con un clic
• Organizar el trabajo visualmente
• Visibilidad y transparencia.
• Colaboración perfecta con tu equipo
• Notificaciones por correo electrónico sobre tareas y planes
• Trabaja en todos tus dispositivos
• Canales disponibles para enviar comentarios en caso de problemas con la aplicación

Contras

• No disponible para uso personal o gubernamental
• La aplicación no está completamente desarrollada como otras aplicaciones de colaboración en equipo como Asana, porque algunas características aún están en desarrollo

Descargue la aplicación Planner de Microsoft Office Store.

Comparta con nosotros su experiencia con la aplicación Microsoft Planner en la sección de comentarios a continuación.