El advenimiento del almacenamiento en la nube ha eliminado por completo el estrés de manejar el papeleo desordenado. Por lo tanto, los empleadores pueden ahorrar tiempo y, al mismo tiempo, mejorar el flujo de trabajo. Entonces, si está buscando reducir el uso de documentos en papel y mejorar la eficiencia, está en el lugar correcto. Este artículo le proporciona seis de los mejores software de administración de documentos para elegir.

El software Document Management, también conocido como Document Management Systems (DMS), son programas informáticos, especialmente diseñados para rastrear, optimizar y administrar documentos y flujos de trabajo, con los objetivos principales de reducir la carga de trabajo y acelerar el flujo de trabajo.

Siga esta publicación para obtener una visión integral de algunas de las mejores herramientas disponibles para administrar documentos.

¿Cuáles son los mejores software de gestión de documentos para PC?

eFileCabinet

eFileCabinet es posiblemente el software de gestión de documentos líder en la actualidad. Está diseñado para facilitar el almacenamiento, la recuperación y el intercambio de archivos de Office. Sin embargo, la función del software va más allá de la gestión de documentos, ya que también está equipada con herramientas de contabilidad y gestión de recursos humanos.

eFileCabinet aloja dos variantes de soporte: la versión de escritorio (compatible con Windows 10) y la versión móvil, especialmente diseñada para dispositivos móviles.

Este software de gestión de documentos alberga una función conocida como "vista en la nube", que permite a los usuarios realizar copias de seguridad de sus archivos en la nube, directamente a través de la plataforma del software. Con esto, los usuarios pueden ver y extraer archivos fácilmente a través de cualquier dispositivo, siempre que dicho dispositivo esté conectado a Internet.

Además, eFileCabinet cumple con todos los requisitos necesarios de la industria, incluidos SEC, HIPAA, FINRA y otros requisitos estándar.

Además, el software funciona perfectamente con SecureDrawer, una función única para compartir, que sirve como una plataforma de intercambio de archivos de extremo a extremo entre usted y sus clientes. Es capaz de integrarse perfectamente con una variedad de software de terceros como MS Outlook, Firma electrónica segura, escáneres, impresoras y más.

Lastl. El software de gestión de documentos eFileCabinet ofrece servicios en línea y locales. El software ofrece una prueba gratuita de dos semanas para los nuevos usuarios, después de lo cual pueden suscribirse a un plan pago a un precio inicial de $ 15.

Descargar eFileCabinet

• LEA TAMBIÉN: 5 del mejor software de firma electrónica para PC con Windows

OpenKM

OpenKM es, sin duda, uno de los software de gestión de documentos más populares del mercado. Es un software de administración de nivel empresarial altamente versátil, que está diseñado para ejecutar tareas de oficina, que van desde la administración de documentos hasta la automatización del flujo de trabajo y las funciones administrativas.

La herramienta está especialmente diseñada para computadoras con Windows. Sin embargo, también se puede acceder a través de un host de otros sistemas operativos de escritorio como Linux.

Básicamente, el software de gestión de documentos aloja un conjunto dinámico de módulos, que ejecutan todas las operaciones de gestión del software. Algunos de estos módulos incluyen: facturación electrónica, firma electrónica, criptografía (para cifrado y descifrado de archivos), código de barras, archivador de correo y más.

Además, el diseño flexible del software le permite integrarse perfectamente con herramientas de oficina relevantes como AutoCAD, WordPress, Google Drive, Microsoft Office y más. También cuenta con un sistema de autenticación enchufable, que se puede conectar a bases de datos externas o servidores como SQL, Oracle, MySQL y algunos otros.

En vista de lo anterior, los usuarios tienen la oportunidad de racionalizar todo su flujo de trabajo para mejorar la eficiencia. Por lo tanto, este software de gestión de documentos es visto por muchos como más un software de gestión de proyectos que un administrador de documentos ordinario.

OpenKM ofrece dos planes básicos para nuevos usuarios: OpenKM Community y OpenKM Professional. El primero está disponible de forma gratuita (con características limitadas), mientras que el segundo, con características más potentes, es un plan de pago y se ofrece mediante cotización (precio personalizado).

Para obtener más información sobre el sistema de software y los requisitos de descarga, inicie sesión en el sitio web de descargas de OpenKM.

Descargar OpenKM