La impresión es una de las operaciones clave de cualquier negocio. Su importancia se deriva del hecho de que ciertos documentos, datos e información son relativamente fáciles de leer en formato impreso, y es especialmente importante para fines de referencia. Como resultado de esto, ahora hay soluciones digitales, especialmente diseñadas para optimizar el rendimiento de las impresoras y brindarle la mejor información impresa.

Por otro lado, el software de administración de impresoras es una aplicación que gestiona las tareas de impresión, al proporcionar una coordinación que permite entre las computadoras y las impresoras, para optimizar la salida de impresión. El software generalmente se implementa en un servidor centralizado, que conecta impresoras a computadoras dentro de una red. Esto le permite tener un mejor control sobre su proceso de impresión, lo que hace que su flujo de trabajo sea más rentable y más rápido.

En los últimos 20 años, las herramientas de administración de impresoras (software) han sido testigos de un aumento constante en el uso. Hoy, prácticamente todas las empresas lo adoptan diariamente en sus operaciones comerciales principales. Una impresora típica viene con un software de administración de impresora, que está diseñado para satisfacer solo las necesidades de esa impresora. Esto no sería ideal en una empresa de gran o mediana escala que utiliza diferentes marcas de impresoras.