En el mundo empresarial moderno y competitivo, todas las organizaciones enfrentan nuevos desafíos con respecto a la productividad sostenida y la creación de la fuerza laboral más comprometida. La obtención del resultado objetivo en cualquier organización depende principalmente de la consistencia del nivel de productividad de los empleados.

En el entorno empresarial actual, ninguna organización puede desempeñarse en sus niveles más altos de productividad a menos que todos y cada uno de sus empleados se comprometan a mejorar los niveles organizacionales para la productividad. Esto significa que los empleados contribuirán al crecimiento del negocio.

Pero desafortunadamente, algunos propietarios de negocios tienden a fallar en el monitoreo de la productividad diaria de sus empleados, y el resultado es el hecho de que su desempeño laboral será perjudicial para el crecimiento del negocio y esto no podrá ser detectado y controlado.

Tal cosa arruinaría la capacidad del negocio para lograr sus objetivos. Pero gracias a la tecnología y a las herramientas de software para monitorear la productividad de los empleados, las organizaciones no tienen que esperar durante demasiado tiempo los programas de evaluación del desempeño de los empleados para saber cómo les está yendo en el trabajo.

Principales razones para usar el software de monitoreo de empleados

Los correos electrónicos son la fuente principal de violaciones de datos para las empresas porque los empleados tienen que intercambiar información a través de la correspondencia comercial, por lo que es crucial asegurar y rastrear los datos cuando se le exige que cumpla con las leyes HIPAA, las solicitudes GRAMA y las regulaciones FINRA.

Existen algunas soluciones simples de vigilancia de correo electrónico disponibles en el mercado que lo ayudarán a monitorear los correos electrónicos de los empleados para asegurarse de que los datos críticos no se compartan a propósito o sin darse cuenta. Los programas de monitoreo de empleados incluyen habilidades de monitoreo de correo electrónico y más herramientas para monitorear otras actividades de los empleados mientras realizan su trabajo.

Otro aspecto central del software de monitoreo de los empleados es la capacidad de verificar su actividad mientras usan el equipo de la compañía, como sus computadoras portátiles y de escritorio. Dichas soluciones le permitirán ver a qué sitios web acceden sus empleados, quiénes son los empleados que generalmente descargan archivos y cuándo conectan o quitan unidades USB.

Estas herramientas también podrán alertarlo cuando se busquen palabras clave particulares que requieran preocupación de su empresa y estas incluyen la búsqueda de empleo, la búsqueda de pornografía o las búsquedas relacionadas con contactos competitivos.

Las mejores herramientas para monitorear el lugar de trabajo le ofrecerán un control administrativo que le permitirá bloquear este tipo de actividades y también restringir el acceso a sitios web inapropiados o no seguros. Puede utilizar con éxito las herramientas para monitorear el trabajo de sus empleados para averiguar qué hace un empleado en estos días.

¿Qué debe tener en cuenta legal y técnicamente hablando?

El monitoreo de los correos electrónicos de los empleados puede parecer una infracción de la privacidad de los empleados, pero la Corte Suprema de los Estados Unidos dictaminó en 2010 que es legal que las organizaciones y las empresas monitoreen las acciones de los empleados mientras están en el trabajo y mientras usan el negocio. 'equipo. Esto incluye buscapersonas, computadoras portátiles, unidades USB y dispositivos móviles. Se pueden usar programas para monitorear registros clave y para capturar contraseñas, incluso si existe alguna controversia ética en torno al tema de su uso.

Es importante recordar que el gobierno federal no impone restricciones al monitoreo de Internet de los empleados. Por otro lado, hay algunos estados individuales que priorizan la protección.

Actualmente, cada vez más estados exigen a los empleados que notifiquen a sus trabajadores en caso de que su empresa monitoree la actividad en línea de los empleados y esto incluye pulsaciones de teclas y correos electrónicos. Dichas notificaciones pueden divulgarse en el manual del empleado o como un recordatorio por correo electrónico.

Modo sigiloso versus modo transparente

Cuando los empleadores usan tales herramientas de monitoreo, pueden elegir la opción de usarlas en modo sigiloso o transparente.

El modo sigiloso también se conoce como modo silencioso, y esto significa que los empleados no pueden ver el hecho de que están siendo monitoreados. Las herramientas de monitoreo de alta calidad funcionarán sin ser vistas ni detectadas por los empleados.

El modo transparente de vigilancia permitirá a sus empleados ver el programa de vigilancia en sus sistemas. Dicho software requiere instalación en cada computadora individual, incluido el portal administrativo. Esto no será tan fácil como el modo sigiloso ya que los administradores tendrán que revisar todos y cada uno de los informes de cada sistema para ver cómo están los empleados.

¿Cómo funcionan las herramientas de monitoreo?

Las herramientas de seguimiento de empleados deben instalarse en múltiples sistemas, incluida una estación central en caso de que los empleadores deseen que los usuarios no los detecten. Para que este tipo de herramienta funcione correctamente, primero debe apagar el firewall y se volverá a encender una vez que se complete el proceso de instalación.

Por otro lado, es prácticamente imposible que el programa funcione sin parches y programación adicionales para permitir que el software de monitoreo de PC funcione alrededor del programa. Esto perforará un agujero en el sistema de seguridad y hará que la red sea vulnerable a todo tipo de malware, virus, spyware, etc.

Tenga cuidado con los virus disfrazados

Debe tener en cuenta el hecho de que hay muchas herramientas de vigilancia de empleados que en realidad son virus disfrazados y, si bien pueden brindarle capacidades de captura de contraseñas y registro de claves, también recopilarán los datos detrás de escena y los venderán para violar el seguridad de la organización. La mayoría de las herramientas para monitorear la actividad de los empleados pueden funcionar alrededor del firewall, pero aún es posible que algunas amenazas pasen sin ser detectadas.

Implementación del software: en la nube y local

Otro aspecto importante a considerar es la forma en que está implementando el software. La opción más utilizada es la local, y la mayoría de las herramientas la ofrecen. Esto le permitirá alojar el programa y los datos que recopila en su propio servidor. Esta solución requiere un poco más de conocimiento de TI, y puede llevar más tiempo configurarla. Las soluciones en la nube, por otro lado, son más fáciles de administrar y se pueden configurar más rápido que la implementación local.

Soluciones que se adaptan a sus necesidades.

El software parental y el software de monitoreo son dos soluciones que monitorean el uso de la computadora personal. Ambos se instalan y usan en una sola computadora, y no representan las mismas amenazas que las herramientas de vigilancia de correo electrónico, por ejemplo, que ya dijimos que funcionan con firewalls.

El software de monitoreo y el software parental vienen con opciones adicionales que están diseñadas para prevenir ataques cibernéticos junto con herramientas para monitorear a los hijos y los cónyuges cuando se conectan.

Hay muchas empresas que también buscan software de correo electrónico y aplicaciones que supervisen los mensajes entrantes y salientes en busca de spyware, virus y troyanos.

También hay un software de encriptación de correo electrónico que puede proteger los datos personales y la información crítica cuando se transmite a terceros. Dichas herramientas se asegurarán de que los datos confidenciales solo sean accedidos y utilizados por personas que realmente necesitan la información, al tiempo que la mantienen lo más segura posible.

Aquí están las cinco mejores opciones para monitorear la actividad de los empleados:

Teramind

Teramind proporciona software que simplifica el proceso de recopilación del comportamiento de los usuarios de los empleados en las PC para identificar actividades sospechosas, monitorear la eficiencia y la efectividad, detectar posibles amenazas y garantizar el cumplimiento de la industria. La misión de Teramind es reducir los incidentes de seguridad al proporcionar acceso en tiempo real a las actividades de los usuarios ofreciendo advertencias, alertas, redireccionamientos y bloqueos de usuarios para mantener a las empresas y organizaciones tan seguras y eficientes como sea posible.

El software viene en opciones de implementación tanto locales como basadas en la nube para cumplir con los requisitos de cualquier organización.

Teramind puede identificar con éxito qué usuarios son los más riesgosos para su negocio mediante el análisis de las tendencias en su comportamiento. Puede verificar qué políticas particulares han violado y luego educarlas para evitar futuros incidentes.

Con esta herramienta, también puede escribir reglas que reaccionen a cualquier actividad observable del usuario, como bloquear el envío de un correo electrónico o alertar cuando se imprime un documento en particular. También tiene la capacidad de grabar y registrar toda la actividad, y la reproducen como un video y analizan los metadatos de la sesión.

Para comenzar con el software, debe seguir estos pasos:

• Regístrese gratis en el software de monitoreo de empleados de Teramind Basic Cloud.
• Instale los agentes de monitoreo en las máquinas que desea monitorear y decida sobre las opciones de control a tiempo completo o parcial.
• Debe personalizar cada configuración de alerta y monitoreo para adaptar la plataforma a sus necesidades.
• Puede acceder a todas las funciones desde la plataforma del software para obtener capacidades de monitoreo únicas que mejoran tanto la seguridad como la productividad.

HipChat

HipChat funciona bastante bien como una herramienta complementaria para plataformas de estilo WorkZone. Esta es una herramienta de gestión del tiempo que es esencialmente un mensajero instantáneo creado para lugares de trabajo. Podrá usarlo para configurar salas de chat persistentes o comunicación 1 a 1.

Una de sus características más útiles es un historial de chat completo, y ahora los empleados que se perdieron una reunión en HipChat ya no tendrán que interrumpir a alguien más para ponerse al día, solo tendrán que volver a visitar la sesión y examinarla rápidamente.

Este software de seguimiento del tiempo es una herramienta importante para verificar el desempeño laboral diario de los empleados, y puede convertirse en una oportunidad para identificar qué estrategias conducen a la mayor productividad.

WorkiQ

WorkiQ es una herramienta que rastrea el comportamiento informático de los empleados y proporciona informes sobre su tiempo dedicado a aplicaciones no productivas y productivas. El tablero de instrumentos de la herramienta proporciona imágenes claras que le indicarán qué empleados y que participan activamente en su trabajo y cuáles se distraen continuamente.

Esta herramienta le ofrece el poder de clasificar todo tipo de actividades, rastrear procesos en todas las aplicaciones y comparar cómo diferentes usuarios procesan unidades de trabajo similares. Los paneles de administración proporcionarán las siguientes ventajas:

• Identificar comportamientos improductivos en el momento de ocurrencia
• Detectando y también recompensando el comportamiento productivo
• Comparación de la productividad real de los empleados, incluida la combinación y la complejidad del trabajo que realizan los empleados
• Gestionar trabajadores remotos
• Identificar a los de mejor desempeño para poder replicar sus procesos a lo largo del tiempo
• Mejorar la distribución del trabajo a través de la identificación de habilidades subutilizadas o empleados con exceso de trabajo

DeskTime

DeskTime es una aplicación de seguimiento de tiempo simple y segura que le permite aumentar la eficiencia y la productividad de su empresa. Con esta herramienta, puede controlar la actividad diaria, las bajas por enfermedad, el trabajo de horas extra y las vacaciones de sus empleados más fácilmente. Podrá obtener una visión general clara del flujo de trabajo de su equipo. Con DeskTime puede rastrear aplicaciones, URL y también el tiempo fuera de línea y también puede acceder a datos detallados sobre las formas en que sus empleados usan aplicaciones y sitios web y lo que están haciendo cuando no están en línea.

La herramienta ofrece capturas de pantalla automáticas y rastreadores de tasa de actividad que le permitirán seguir el tiempo dedicado a proyectos individuales. DeskTime proporciona información detallada e informes para la facturación, y puede usarlo para personalizar fácilmente, descargar y también enviar informes CSV para brindar a sus clientes la información más precisa sobre la cantidad de trabajo y tiempo dedicado a todos los proyectos desarrollados por la empresa.

Puede supervisar equipos locales y remotos tanto desde su dispositivo móvil como desde su computadora de escritorio y de esta manera puede ahorrar tiempo al revisar los informes sobre el rendimiento de su negocio mientras está en movimiento. El equipo de soporte de la herramienta está disponible por chat, correo de voz y también por correo electrónico. El equipo de DeskTime sigue los estándares de seguridad de la industria para asegurar la información personal que se les proporciona.

Asana

Asana es una herramienta que ofrece tareas, proyectos, paneles y conversaciones para permitir que los equipos muevan el trabajo de manera más eficiente de principio a fin. Puede usarlo para ver el progreso de cualquier proyecto sin programar una reunión de estado o sin tener que enviar correos electrónicos. Con esta herramienta, podrá utilizar campos personalizados para rastrear cualquier cosa que sea de gran importancia para usted, ya sean errores, solicitantes de empleo o clientes potenciales.

Puede organizar sus tareas en listas o tableros compartidos para todas sus reuniones, programas e iniciativas. Las secciones y columnas le permitirán personalizar Asana para que coincida con sus flujos de trabajo y para agregar estructura a todos sus proyectos.

Podrá dividir el trabajo de una tarea en partes más pequeñas o dividir el trabajo entre múltiples proyectos y cuando una sola tarea se convierta en una iniciativa grande e importante, podrá convertirla rápidamente en un proyecto.

El comportamiento de los empleados es impredecible y, con la ayuda de estas excelentes herramientas, podrá aumentar su eficiencia en el trabajo y la productividad general de su negocio. Navegue por todos ellos y elija su favorito, según sus necesidades. Garantizamos la alta calidad de todas las herramientas que hemos discutido anteriormente para monitorear la actividad de sus empleados en el trabajo.