El mostrador de recepción es la cara y la voz de cualquier organización. Un software de recepcionista automatizado simplifica todo el proceso de gestión de visitantes. Ya sea para el cliente, candidato o cliente, la recepcionista es el primer punto de contacto con la organización. Esa es la razón por la cual son igualmente importantes para una empresa como los recursos humanos o el departamento de marketing.

Por lo tanto, un recepcionista es el principal responsable de una experiencia agradable desde el momento en que el cliente llama o ingresa a la organización. Pero, administrar la comunicación cara a cara, en línea y en llamadas, todo al mismo tiempo puede ser estresante.

Las tareas misceláneas de oficina, como llamar a clientes, facturar, programar citas, etc., pueden agregarse a su trabajo ya desafiante. Es entonces cuando un software de recepcionista automatizado viene a rescatar.

Aquí hay una lista rápida de algunos de los principales sistemas de software de administración de front office para una mayor eficiencia en 2019.

¿Cuáles son las mejores herramientas de recepcionista automatizadas para PC?

Soluciones comerciales de Vonage

Vonage Business Solutions, disponible como aplicaciones y descargas, ayuda a mejorar las comunicaciones comerciales. Este software de recepcionista automatizado basado en la nube se combina sin esfuerzo con navegadores web, teléfonos inteligentes y productos comerciales.

Los sistemas telefónicos para empresas de Vonage son perfectos para empresas medianas que ajustan su sistema telefónico VoIP con dispositivos que funcionan en Internet.

También ayuda a las empresas a conectarse por teléfono, a través de mensajes de texto o mediante videoconferencia, ahorrando mucho tiempo para los recepcionistas.

La opción de anunciar llamadas, no molestar o seleccionar la opción para conectar diferentes dispositivos en una extensión, se encuentran entre sus principales características. Los gerentes de cuentas pueden administrar las llamadas a través del portal de administración y evaluar las grabaciones de llamadas, cambiar la visibilidad del tablero y más.

También pueden ver los detalles de facturación y corregir las limitaciones de acceso telefónico en el portal. Además de las soluciones de escritorio, los usuarios también pueden descargar su aplicación móvil para acceder fácilmente. También se puede sincronizar con Google, Outlook o CRM.

Precio: desde $ 19.99.

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GoCanvas

La entrada de datos y la gestión de contactos son uno de los aspectos cruciales del personal de recepción. GoCanvas es uno de los mejores software de administración de front office que ayuda a los usuarios a terminar su trabajo en minutos.

Viene con potentes funciones para las organizaciones al ayudar a los usuarios a crear y completar formularios ilimitados. Como beneficio adicional, los usuarios también pueden guardar datos ilimitados.

Ofrece una herramienta de arrastrar y soltar que permite a los usuarios crear sus propias aplicaciones móviles sin ningún tipo de codificación o programación. También permite a los usuarios capturar imágenes para verificar herramientas o monitorear rinocerontes con solo un clic.

Además, puede ayudar a confirmar un pedido de ventas simplemente obteniendo una firma en su teléfono inteligente.

Canvas también ayuda con los cálculos para estimar correctamente el precio del pedido. ¿Y lo que es más? Mantiene a los usuarios informados sobre el equipo o la ubicación de los miembros del equipo con seguimiento GPS.

El escaneo de códigos de barras con un solo clic, la asimilación perfecta de los pagos móviles y la carga de la base de datos de clientes en sus otras aplicaciones son algunas de sus otras características notables.

Precio: prueba gratuita disponible; La versión de nivel empresarial comienza desde $ 45.

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Saludadamente recepcionista digital

Greetly Digital Receptionist es una aplicación para el registro de visitantes que ayuda a los usuarios a hacer más. La administración es una parte crítica y compleja de cualquier organización y simplifica el flujo de trabajo con automatización.

Desde la gestión de la recepción hasta la organización de reuniones o el horario de viaje, este software ayuda a simplificar todas las tareas múltiples y ahorrar tiempo.

Este software de administración de front office tiene la intención de ahorrar dinero y aumentar la eficiencia al tiempo que ofrece un alto nivel de personalización. Funciona en un registro de visitantes basado en la nube y siempre está disponible para mayor comodidad.

Además, envía alertas instantáneas a través de un mensaje de voz, correos electrónicos, mensajes de texto o mediante Slack.

Precio: prueba gratuita de 14 días disponible; comienza desde $ 99 / mes.

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Jive Voice

Jive Voice es otra grabación automatizada integrada y basada en la nube.

Este software de recepcionista es adecuado para varias empresas de todos los tamaños. Desde buzones de correo de voz hasta software de recepcionista virtual, ofrece una variedad de suites VoIP alojadas. Este sistema de operadora automática administra y actualiza el sistema telefónico en tiempo real. Puede hacerlo desde un dispositivo compatible con Internet utilizando el sitio web de Jive.

El editor visual del plan de marcado de la aplicación ayuda a configurar el sistema telefónico de una manera sorprendente. Ayuda a crear horarios avanzados utilizando un plan de marcado personalizado que se habilita automáticamente una vez que el usuario se ha ido. Los usuarios también pueden agregar saludos personalizados mientras los ayudan a agregar el horario para todo el día a la vez.

Una de sus otras características principales es Find Me / Follow Me, que permite a los usuarios dirigir las llamadas entrantes a varios teléfonos en un determinado acuerdo. Esto ayuda a los usuarios individuales a crear un flujo de llamadas exclusivo mientras cambian a su extensión.

Precio: comienza desde $ 19.95.

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Hootsuite

Administrar la recepción no se trata solo de atender llamadas o administrar visitantes. Pero también se trata de encontrar y crear una base de datos de clientes y una de las mejores maneras de hacerlo hoy es a través de las redes sociales.

Hootsuite es, sin duda, uno de los principales software que ayuda a los usuarios a administrar sus redes sociales en un solo lugar. De esta manera, funciona como un software competitivo de gestión de front office que ayuda a los recepcionistas a obtener las redes sociales.

El software está diseñado para ahorrar tiempo al ayudar a los usuarios a programar sus publicaciones sociales. Les ayuda a mantenerse activos en las plataformas de redes sociales en todo momento al programar automáticamente varias de las publicaciones en todas las cuentas sociales, a la vez.

También mantiene a los usuarios actualizados con contenido preautorizado que el equipo puede publicar. Los datos se guardan en el archivo de nube preferido del usuario.

¿Y lo que es más? También permite a los usuarios estimar el efecto de las promociones en las redes sociales con informes detallados. Además, los usuarios también pueden buscar y filtrar chats de redes sociales utilizando hashtags, palabras clave y también ubicación.

Los usuarios pueden encontrar conversaciones en varios idiomas. Esto les ayuda a tener una idea de lo que otros están hablando sobre su marca, etc.

Precio: prueba gratuita de 30 días disponible; a partir de entonces con un precio de $ 5.99 / mes.

Contrariamente a la creencia popular, una recepcionista en la recepción tiene muchas cosas que gestionar. Desde la gestión de visitantes, la atención de llamadas de clientes, la programación de reuniones, almuerzos o itinerarios de viaje, hasta la gestión de la base de datos de clientes, hay mucho por hacer.

Estos son algunos de los mejores softwares de recepcionista automatizados que los ayudan a ahorrar tiempo y simplificar las cosas. Entonces, comience a implementarlos en su negocio para aumentar la productividad.