Todas las aplicaciones de la suite iWork ofrecen protección opcional con contraseña para los archivos creados, modificados o abiertos dentro de su aplicación respectiva. En la práctica, esto significa que ningún usuario podrá abrir o acceder al archivo y ver el contenido en su dispositivo Mac o iOS sin ingresar primero la contraseña. La protección con contraseña de los documentos de iWork ofrece una excelente manera de agregar seguridad o privacidad adicional a los archivos importantes, y el uso de la función se simplifica en cualquiera de las aplicaciones de iWork en OS X, ya sea Pages, Keynote o Numbers.

Este tutorial demostrará cómo bloquear un archivo de Pages de muestra con una contraseña, pero la protección con contraseña también funciona exactamente igual en las aplicaciones Numbers y Keynote para Mac. Los archivos protegidos son entonces compatibles con las aplicaciones de iWork en Mac o cualquier otra plataforma compatible, ya sea iWork en iOS o iCloud, siempre que el usuario que abra el archivo tenga la contraseña adecuada.

Cómo configurar la protección con contraseña para un archivo iWork de Mac OS X con Pages, Numbers o Keynote

1. Abra el archivo que desea configurar y solicite una contraseña; puede ser un archivo existente o un archivo nuevo que, de lo contrario, está en blanco
2. Despliegue el menú "Archivo" y elija "Establecer contraseña"



3. Ingrese la contraseña deseada y establezca una pista si lo desea (generalmente se recomienda una pista vaga, pero no la haga demasiado obvia)



4. Guarde el archivo como de costumbre desde la aplicación iWork

Ahora que se ha establecido una contraseña para el archivo, encontrará que el ícono individual de los archivos ha cambiado para mostrar un candado sobre él para indicar que está protegido.

Abrir el archivo dentro de una aplicación iWork ahora requiere la contraseña y le pedirá al usuario que ingrese la contraseña, sin vista previa del archivo se muestra. El archivo no se puede abrir sin esa contraseña.

Ingresar la contraseña adecuada abre el archivo como se esperaba, tenga en cuenta que el icono de candado está visible en la barra de menú, que también sirve para indicar dentro de la aplicación iWork que el archivo que se está utilizando está bloqueado.

Para aquellos que usan iWork fuera de OS X, también pueden usar la protección con contraseña en los archivos creados en la suite iWork con iPad, iPhone e iCloud. El proceso es ligeramente diferente debido a que esas aplicaciones no tienen un menú de 'archivo' estándar, pero independientemente de dónde se haya creado el documento de iWork o protegido con contraseña, disfrutará de compatibilidad multiplataforma con Pages, Keynote y Numbers.

Este es un gran truco con muchas aplicaciones potenciales, ya sea que esté usando un documento de texto simple en la aplicación Pages para que funcione como un diario protegido con contraseña, usando una hoja de cálculo para realizar un seguimiento de los gastos y los datos financieros en Numbers, o simplemente desea bloquear una presentación especial antes de presentarla en Numbers. También puede hacer algo similar con los documentos de Microsoft Office, pero tenga en cuenta que la compatibilidad entre aplicaciones no es compatible en esas situaciones, por lo que si bloquea un archivo en Word, no espere poder abrirlo en Pages, o viceversa.

Bloquear archivos individualmente con protección de contraseña es indudablemente útil, pero nunca debe usarse como reemplazo de una protección sólida en todo el sistema, como requerir un inicio de sesión para la Mac en el arranque, reinicio y reactivación, usando Cifrado de FileVault, o todo lo anterior.